Arbeit, Familie, Einkaufen, Kindergeburtstage. Immer muss man was machen. An was denken. Nix vergessen. 6 To-Do-Listen-Tools für jeden Geschmack helfen dabei.
Neben unserem gemeinsamen Familienkalender ist die To-Do-Liste mein wichtigstes Werkzeug um Alltag und Beruf einigermaßen auf die Reihe zu bekommen. Vom Wocheneinkauf über die Urlaubsplanung bis hin zu wichtigen Erledigungen für die Arbeit. Ohne meine Omnifocus-Listen wäre ich aufgeschmissen.
Bevor man sich ein Tool aussucht, sollte man sich zuerst für eine Methode entscheiden. Viele Taskmanagement-Methoden sind eine Wissenschaft für sich und kommen oft aus dem professionellen Bereich des Prozess- und Projektmanagements.
Eine der bekanntesten Ansätze ist Getting Things done (Wie ich die Dinge geregelt kriege) von David Allen. Die Ratgeberecke im Buchladen ist aber voll mit weitere Literatur zu dem Thema.
Man muss aber nicht gleich so tief einsteigen, um loszulegen. Für den Anfang reicht eine einfache Liste, bei der man nach Bedarf die Einträge noch mit einem Fälligkeitsdatum versehen kann. Meistens entwickelt man dann beim Arbeiten mit der Liste neue Methoden und Anforderungen, bis man irgendwann ein System hat, welches zu einem passt.
To-Do-Tools gibt es unzählige. Von kostenlos bis zu mehrere hundert Euro teuer. Alleine die Auswahl des richtigen Werkzeugs kann schon zu einem ersten Mammut-To-Do werden. Zum Glück habe ich die letzten Jahre schon einige davon über einen längeren Zeitraum getestet und stelle im Folgenden sechs Aufgabenverwaltungen für unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen vor.
Die Eingebauten
Erinnerungen und Google Tasks
iOS/Android (kostenlos)
Wer ein gängiges Smartphone unter iOS oder Android besitzt bekommt diese beiden Dienste schon mitgeliefert.
Apple nennt sein hauseigenes Listen-Tool Erinnerungen. Die Anwendung ist schlicht gehalten. Man kann mehrere Listen anlegen und Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Außerdem gibt es ortsabhängige Erinnerungen und wiederkehrende To-Dos. Über die iCloud werden alle Einträge synchron mit anderen iOS-Geräten oder dem Macbook gehalten. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten funktioniert die Synchronisierung mittlerweile gut und man kann es, sollte man sich einen Apple-Account teilen oder die Familienfreigaben nutzen, auch als gemeinsames Familien-Planungstools nutzen.
Google-Tasks integriert sich stark in den hauseigenen Maildienst Google Mail und setzt zwingend einen eigenen Google-Account voraus. Es gibt keine eigene App und man nutzt den Dienst plattformunabhängig über die spartanisch gehaltene Weboberfläche. Im Google-Playstore finden sich aber zahlreiche Drittanbieter, die Google Tasks integrieren.
Man kann ebenfalls verschiedenen Listen anlegen und ein Fälligkeitsdatum vergeben. Wiederkehrende Ereignisse sind nicht möglich und es gibt aber keine Möglichkeit kollaborativ zu arbeiten. Dafür integrieren sich die erstellten Aufgaben automatisch in den Google Calendar. Eine eigene App gibt es für Google Tasks nicht.
Die Einfache
ZEN-List
Browser (kostenlos)
Minimalistischer geht es nicht. Die ZEN-List ist eine Webseite, auf der man jeden Tag die Erledigungen einträgt, die man abarbeiten möchte. Mehr nicht. Keine Registrierung, keine Synchronisierung, kein Schnickschnack. Schliesst man den Browser-Tab, ist alles weg. Die Einträge werden nirgendwo gespeichert. Das Tool eignet sich dadurch nicht als längerfristiges Familienplanungstool, ist aber z.B. als temporäres Fokussierungswerkzeug für Bildschirmarbeiter gut geeignet.
Die Schicke
Teux-Deux
Browser (3$/Monat, 24$/Jahr)
Der Dienst erfordert zunächst eine Registrierung. Danach kann man direkt erste Einträge anlegen. In der Hauptansicht zeigt Teux-Deux immer alle Tage der aktuellen Woche. Ein bisschen, wie bei klassischen Schreibtischkalendern. Für jeden Tag kann man Einträge erstellen und diese per Drag&Drop verschieben. Wiederkehrende To-Dos sind ebenfalls möglich und man kann zusätzlich Listen anlegen. Freigaben und gemeinsames Arbeiten sind nicht möglich, man kann sich aber einen Account teilen und die Zuordnung über Listen regeln.
Teux-Deux läuft im Browser und ist damit auf allen gängigen Plattformen verfügbar. Die Darstellung ist für Smartphones optimiert. Für iOS gibt es eine zusätzliche App. Die ersten 30 Tage testet man kostenlos, danach werden 3$/Monat oder 24$/Jahr fällig.
Der Teamplayer
Wunderlist
OSX, Windows, Android, iOS (kostenlos/4,49€/Monat)
Wunderlist ist schon ein bisschen umfangreicher, als die bisher vorgestellten Tools und bietet viele zusätzliche Features. Man organisiert die Aufgaben ebenfalls in verschiedenen Listen. Einzelne Tasks können mehreren Nutzern zugewiesen werden. Fälligkeiten sind möglich und Aufgaben können wiederkehrend sein. Jeder Aufgabe können Notizen, Dateianhänge, Schlagworte und Kommentare zugefügt werden. Über fällige Termine informieren Push-Benachrichtigungen.
Wunderlistist auf wirklich allen gängigen Plattformen mit eigenen Apps und Anwendungen verfügbar. Damit ist das Tool sowohl für professionelles Projektmanagement, als auch die alltägliche Einkaufsliste geeignet. Es kommt darauf an, was man reinschreibt.
Für die einfache Familienorganisation dürfte in den meisten Fällen die kostenlose Version ausreichen. Will man keinerlei Einschränkungen muss man für 4,49/Monat die Pro-Version kaufen.
Der Profi
Omnifocus
OSX (Standard: 39,99$, Pro: 79,99$), iOS (39,99$)
Omnifocus ist bestens dafür geeignet die Getting Things Done (GTD)-Methode umzusetzen. Die wichtigsten GTD-Funktionen werden in diesem Video von Omnifocus gut erklärt.
Die Komplexität hat dann auch ihren Preis. Desktop-Anwendung und iOS-Apps schlagen deutlich teurer zu Buche, als die restlichen Tools. Außerdem gibt es Omnifocus leider nur für OSX. Windows-Nutzer müssen für GTD auf alternative Anbieter, wie z.B. Toodledo, Remember the Milk oder Todo zurückgreifen. Die bieten, neben Apps, auch plattformunabhängige Weboberflächen an.
Der Alleskönner
Trello
Browser, iOS, Android (kostenlos)
Die Nutzeroberfläche ist sehr intuitiv und das Zettelprinzip ist auch für den Neueinsteiger sofort verständlich. Eine längere Einarbeitungszeit fällt weg. Ein kurze, verständliche Erklärung findet man im Trello-Blog.
Neben klassischen To-Do-Listen und Projektmanagement kann man die Trello-Boards aber auch als gemeinsame Materialsammlung nutzen. Für den nächsten Urlaub oder die Hochzeit. Der Fantasie sind da wenig Grenzen gesetzt.